Archivieren Sie Papierdokumente, digitale Dokumente und E-Mails mit inoxision Archive
inoxision ARCHIVE bringt Schwung in den Büroalltag. Rechnungseingang und Postverteilung sowie eingehende Lieferscheine und Rückläuferbelege werden oft noch in Papierform verteilt und abgelegt. inoxision ARCHIVE ermöglicht den digitalen Dokumenten-Workflow. Dabei werden bewährte Unternehmensabläufe digitalisiert. Gewünschte Informationen und Aufgaben wie bspw. Rechnungsfreigaben, Angebotsüberprüfungen und vieles mehr werden direkt per Mausklick an die zuständigen Mitarbeiter verteilt.
Revisionssicher archivieren
Microsoft® Outlook-Integration
Die für alle Unternehmen geltenden gesetzlichen Vorgaben und Pflichten des jeweiligen Landes zur revisionssicheren Ablage aller steuerlich oder handelsrechtlich relevanten E-Mails können hiermit erfüllt werden.
Das inoxision ARCHIVE Microsoft Outlook Plug-in integriert inoxision Archivfunktionen direkt in den Microsoft Outlook-Client.
Zugriffsberechtigungsmanagement
Lassen Sie die Nutzer nach Ihren individuellen Regeln auf Archiv zugreifen. Mit inoxision Archive können Sie den Zugriff der einzelnen Nutzer auf den entstehenden zentralen Datenpool steuern.
Bar-Code / QR-Code Erkennung
Webclient
Sowohl die generell enthaltene OCR-Erkennung als auch die phonetische Advanced OCR-Erkennung können alle international genormten Barcodes und QR-Codes entschlüsseln.
Jeder inoxision Archive User hat die Möglichkeit über einen Webbrowser den Webclient zu nutzen.
inoxision secure Mail
secureMail stellt Ihnen direkt in Microsoft® Outlook die Funktion „Sicher Senden“ zur Verfügung.
In den nachfolgenden Lösungsbeispielen werden Sie auf die Herstellerseite weitergeleitet;
dort erhalten Sie detaillierte Informationen sowie YouTube Videos.
Finanzbuchhaltung (Mahnungen, SEPA)
Auch innerhalb der Finanzbuchhaltung entstehen Dokumentenarten, durch deren digitale Archivierung die Aufbewahrung gewährleistet wird und ein schneller Zugriff auf diese Dokumente entsteht. Nennenswert sind hier die ausgehenden Mahnungen oder Kontenblätter, welche dann per Klick einsehbar sind.
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Korrespondenzen (Briefe, Verträge)
Während die dokumentenechte Ablage von ein- und ausgehenden Briefen im Grunde bereits mit jeder inoxision ARCHIVE Basislizenz möglich ist, bietet das inoxision DMS Modul zusätzlich die Möglichkeit, auch „lebende“ Dokumente zu verwalten. Hierbei ist es möglich ein archiviertes Dokument (bspw. einen Brief oder auch einen Vertrag) jederzeit wieder aufzurufen, ...
Bereichsakten (Projekt, Artikel, Chargen, Personal ...)
Ob Angebote, Vorgänge oder Besuchsberichte zu einer Adresse, ob technische Beschreibungen, Zeichnungen oder Bedienungsanleitungen zu einem Artikel, ob Prüfprotokolle oder Gutachten zu einem Gerät, einem Fahrzeug, einer Seriennummer, ob Anstellungsverträge oder Lohnabrechnungen zu einer Personalnummer, oder ob Provisions- und Spesenabrechnungen zu einem ..
Eingangsrechnungen Option 1 mit DMS
Mit dieser Option (für alle Varianten) ist es möglich, den unternehmensinternen Prüfprozess einer Eingangsrechnung über inoxision ARCHIVE zu steuern. Je nach Einstellung wird eine Eingangsrechnung so bspw. zuerst der jeweiligen Fachabteilung als zu prüfendes Dokument vom System vorgelegt – gibt diese den Beleg frei wird er danach bspw. der Geschäftsleitung vorgelegt – gibt diese ebenfalls frei, geht der Beleg in die Buchhaltung.
Eingangsrechnungen Option 2 mit Workflow
Mit dieser Option (zusätzlich zur Option 1) überwacht inoxision ARCHIVE nach den durch Sie vorgegebenen Regeln automatisch die Eingangsrechnungen und informiert Sie bspw. wenn: „Eine Fachabteilung eine Eingangsrechnung länger als X Tage nicht bearbeitet hat.“ oder auch „Die Skontofrist einer ungeprüften Rechnung auslaufen würde.“
Eingangsrechnungen manuelle Einzeldokumentenablage
Selbst das „simple“ Einscannen von Einzelseiten und Verschlagworten von Eingangsrechnungsbelegen bringt die Vorteile der effizienten Recherche mit sich. Bei dieser Variante verschlagworten Sie jede gescannte Eingangsrechnung manuell, geben also bspw. Belegnummer, Datum und Lieferant per Tastatur ein. Das eigentliche Einscannen kann hier je nach Gerätetyp einzeln oder gesammelt erfolgen.
Eingangsrechnungen Dokumentenablage durch Formularerkennung
Bei dieser Variante besteht für Sie zusätzlich die Möglichkeit, inoxision ARCHIVE auf die Rechnungsformulare Ihrer Lieferanten anzulernen, so dass inoxision ARCHIVE während bzw. nach dem Einscannen automatisch erkennt, um welchen Lieferanten es sich handelt und wo auf dessen Dokument die Schlagwörter wie bspw. ...
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Eingangsrechnungen Erkennung durch QR-Code
Bei dieser Variante bringen Sie beim Erfassen der Eingangsrechnung in Ihrem Finanzbuchhaltungs - oder ERP-System einen Aufkleber auf dem Dokument auf, der einen QR-Code enthält. Danach können alle Eingangsrechnungen im Stapel eingescannt werden - und inoxision ARCHIVE legt diese automatisch mit den im QR-Code enthaltenen Schlagwort-Informationen ab, bspw. also einer Buchungsnummer.
Ausgangsrechnungen inkl. serverbasierender Ablage
Sicherlich haben Sie bereits in Ihrem Warenwirtschaftssystem die Möglichkeit, erstellte Ausgangsrechnungen aus Datenbanksicht wieder einzusehen – um Dokumente jedoch dokumentenecht (im Sinne des Steuer- bzw. Handelsbriefes) aufzubewahren, sowie zum Erstellen von späteren Kopien, werden diese i.d.R. in Papierform vorgehalten.​
Rückläuferbelege, unterschr. Lieferscheine, Reklamationsbelege
In vielen Unternehmen gibt es sog. Rückläuferbelege, also bspw. Ausgangslieferscheine auf welchen der Kunde für den Erhalt der Ware gezeichnet hat oder der Fahrer Rücknahmemengen vermerkt hat; erstellte Angebote oder Auftragsbestätigungen auf welchen der Kunde unterschrieben hat; oder auch Reklamations- oder Rücksendescheine, die Sie dem Kunden bereits beim Versand der Ware mit in die Sendung gelegt haben.